På många företag är det inte information som saknas. Det är vägen till den.
Ett besked ligger i en gammal mejltråd, en instruktion i en PDF och resten i ett system som någon annan brukar använda. Till slut frågar man en kollega – som också får börja leta.
Det där är ett vardagsproblem jag tycker är värt att ta på allvar.
Från att leta till att få ett användbart svar
Med rätt material och kopplingar kan AI hjälpa till att hitta relevanta dokument och sammanfatta innehållet. Men jag skulle inte börja med att koppla ihop hela företaget.
Ta ett tänkt exempel: en kund ringer och frågar vad som ingick i en offert. Medarbetaren hittar först ett gammalt utkast, sedan ett mejl med ändringar och till sist den skickade versionen.
Ett avgränsat stöd för offerter skulle kunna samla sökningen i det godkända underlaget och visa ett kort svar med hänvisning till rätt dokument. Medarbetaren kan då öppna källan och kontrollera uppgiften innan kunden får besked.
Det räcker inte att svaret låter rätt. Det ska gå att se varifrån det kommer.
Börja med materialet, inte med ett jättesystem
Vilken offert är den slutliga? Vem får läsa den? Finns det ändringar som bara ligger i ett mejl?
Sådana frågor behöver vara tydliga i ett första test. Annars riskerar vi att göra det snabbare att hitta fel version.
Jag skulle välja en begränsad samling dokument, bestämma vilka som ska ha tillgång och prova med frågor som personalen faktiskt får. Ta också med frågor där svaret saknas eller där två dokument säger olika saker. Då ser vi om stödet visar osäkerheten istället för att fylla i luckorna.
Mät om letandet faktiskt minskar
Följ upp om personalen hittar rätt underlag lättare och hur ofta svaren behöver rättas. Om testet hjälper kan vi gå vidare med nästa område.
Det är den sortens förbättring jag gillar. Ingen stor omställning för sakens skull, utan en återkommande uppgift som blir lite enklare att hantera.