Jag börjar nästan undra om Microsoft har tjuvlyssnat på diskussionerna här hemma.
I en artikel om sin egen AI-omställning lyfter de något som ligger väldigt nära hur jag själv vill jobba: förstå vilken förbättring ni vill åstadkomma innan ni väljer tekniken.
Tillgång till AI är inte samma sak som nytta
Microsoft beskriver att det inte räckte att sprida verktyg och uppmuntra användning. De behövde undersöka hur arbetet faktiskt gick till och koppla insatserna till tydliga verksamhetsmål.
De lyfter också vikten av att se över hela arbetsflöden. Att göra ett enskilt moment snabbare hjälper inte alltid om arbetet sedan fastnar i nästa steg.
Min slutsats är enkel: vi behöver inte börja med att fråga var vi kan stoppa in AI. Vi kan börja med att fråga vad folk skulle vilja slippa krångla med.
Ta dubbelarbetet som exempel
Tänk er att en beställning kommer in via mejl. Någon skriver in uppgifterna i ordersystemet och kopierar sedan samma information till en Excel-lista. Därefter skickas ett mejl till en kollega som kontrollerar listan.
Det är ett tänkt exempel, men ett bra sätt att visa varför frågorna före lösningen spelar roll.
Vad används listan till? Finns informationen redan i ordersystemet? Behöver kollegan kontrollera varje beställning, eller bara sådant som avviker?
Om listan inte längre behövs kanske det bästa är att ta bort den. Om två system behöver samma uppgifter kan en vanlig koppling vara rätt väg. Om beställningarna kommer som fritext i olika format kan AI vara värt att prova för att tolka innehållet – med kontroll av att uppgifterna blir rätt.
Först förstår vi varför jobbet görs. Sedan väljer vi hur det ska göras enklare.
Börja med en sak som skaver
Välj ett återkommande moment och följ det från början till slut tillsammans med personen som gör jobbet. Var behövs ett beslut? Var väntar någon? Var skrivs samma sak igen?
Bestäm sedan vad ni vill förbättra. Det kan vara färre rättningar, kortare väntetid eller mindre registrering för hand. Prova en förändring och följ upp om vardagen faktiskt blev bättre.
Det är den delen jag gillar: att komma ut i verksamheten, förstå vad som händer och hitta en lösning som passar. Ibland med AI, ibland utan.
Verktyget är inte målet. En enklare arbetsdag är det.