Någon ber ChatGPT sammanfatta ett dokument. En kollega får hjälp att skriva om en offert. En tredje provar ett annat verktyg på en Excel-fil. Det kan spara tid och göra jobbet enklare.
Men vilken information skickas egentligen iväg? Vilka verktyg används? Och vet medarbetarna vad som är okej att lägga in?
Börja med att förstå hur AI redan används
Jag skulle fråga teamet vilka uppgifter de använder AI till i dag och var de stöter på hinder. Det ger en bättre start än regler som skrivs utan att man vet hur arbetet faktiskt ser ut.
Därefter går det att skilja på sådant som är ofarligt att prova, sådant som behöver ett godkänt verktyg och sådant som inte ska delas alls. Håll instruktionerna konkreta. En medarbetare ska kunna avgöra vad som gäller mitt i arbetsdagen.
Det ska vara enkelt att använda AI på rätt sätt i det vanliga jobbet.
Tekniska skydd kan hjälpa, men ersätter inte tydlighet
I en uppdatering från Microsoft den 24 september beskrivs funktioner för att upptäcka lokala AI-agenter och stoppa känslig information från att skickas till otillåtna AI-tjänster. Sådana skydd kan vara värdefulla för företag som använder rätt system och har satt upp dem.
För många är första steget enklare: ta reda på användningen, välj verktyg som passar verksamheten och ge personalen begripliga ramar. Följ sedan upp vad som fungerar och vad som fortfarande känns osäkert.
Poängen är att kunna ta vara på hjälpen AI ger utan att tappa kontrollen över företagets information.